كيف تبني تقارير شهرية تساعدك على اتخاذ القرار؟

المقدمة

في عالم الأعمال، الحدس والشعور وحدهما لا يكفيان.النجاح الحقيقي للمشروع لا يعتمد فقط على "الإحساس" بكيف يسير العمل،بل يعتمد على بيانات دقيقة، منظمة، ومفيدة تُعرض في تقارير شهرية واضحة.

تقرير شهري جيد يمكنه أن:

• ينقذك من قرارات عشوائية

• يُظهر نقاط القوة والضعف

• يكشف ما الذي يحقق الربح، وما الذي يسبب الخسائر

• يوجهك بوضوح نحو النمو والتطوير

في هذه التدوينة، ستتعلم:

• ما أهمية التقارير الشهرية

• ما العناصر التي يجب أن تتضمنها

• خطوات بناء تقرير فعال ومناسب لطبيعة مشروعك

• أمثلة جاهزة لتبدأ منها

  
  

أولًا: لماذا تحتاج لتقارير شهرية في مشروعك؟

✅ 1. لأنها تساعدك على اتخاذ قرارات مدروسة

بدلاً من "أتوقع" أو "أظن"،يمكنك أن تقول:

"بناءً على الأرقام، قررنا تقليل المنتج (X) لأنه لا يحقق مبيعات."

✅ 2. لأنها تكشف المشكلات مبكرًا

التقرير قد يُظهر أن:

• التكاليف ارتفعت فجأة

• المبيعات تراجعت في منتج معين

• معدل رضا العملاء انخفض

🎯 هذه إشارات تحتاج لتصرف سريع قبل أن تتفاقم.

✅ 3. لأنها توضح أين يجب أن تركز مجهودك

عندك 5 منتجات؟ 3 موظفين؟ 4 مصادر دخل؟التقرير سيوضح أيهم يحقق الأفضل، وأيهم يستهلك وقتك دون مقابل.

✅ 4. لأنها تُفيدك عند التعامل مع الشركاء أو المستثمرين

وجود تقارير واضحة ومنظمة = علامة احترافية تزيد ثقة الآخرين بك

ثانيًا: ما يجب أن يحتوي عليه التقرير الشهري؟

التقرير المثالي لا يكون طويلًا مملًا،ولا قصيرًا سطحيًا.بل يجب أن يحتوي على 5 محاور رئيسية:

1. نظرة عامة على الأداء الشهري

• عدد العملاء

• عدد الطلبات / الفواتير

• إجمالي المبيعات

• الربح الصافي

• مقارنة بالأشهر السابقة

  
  

2. تحليل المبيعات

العنصر	المحتوى المتوقع
أكثر المنتجات مبيعًا	(اسم المنتج – عدد القطع – الإيراد)
أقل المنتجات مبيعًا	(اسم المنتج – سبب محتمل)
متوسط الفاتورة	كم يصرف العميل في كل زيارة تقريبًا
معدل التكرار	كم عميل عاد خلال نفس الشهر؟

3. المصاريف

النوع	القيمة
الإيجار	﷼ x
الرواتب	﷼ x
المواد الخام	﷼ x
التسويق والإعلانات	﷼ x
فواتير وتشغيل	﷼ x
مصاريف أخرى	﷼ x
المجموع	﷼ xxx

4. مؤشرات الأداء

• رضا العملاء (من خلال تقييمات – ملاحظات)

• عدد الشكاوى أو الملاحظات

• عدد المتابعين الجدد (إذا كانت هناك قنوات تواصل)

• عدد العروض التي تم تفعيلها

• نسبة التحويل (زوار → مشترين)

  
  

5. ملاحظات وتوصيات

فيها تضع:

• ملخص لما حدث خلال الشهر

• أبرز الإنجازات

• التحديات التي واجهتها

• توصياتك أو خطتك للشهر القادم

🎯 هذه الفقرة تحوّل الأرقام إلى قرارات فعلية

ثالثًا: خطوات بناء التقرير الشهري

الخطوة 1: اجمع البيانات أولًا

حدد مصادر البيانات:

نوع البيانات	المصدر
المبيعات	نظام POS – سجل الفواتير
المصاريف	ملف الحسابات – برنامج محاسبة
تقييمات العملاء	Google – إنستغرام – نماذج Google
الحملات الإعلانية	نتائج الحملات من فيسبوك/جوجل
أداء الفريق	ملاحظاتك اليومية – الحضور – الإنتاجية

الخطوة 2: صمّم نموذج ثابت للتقرير

سواء كان على:

• اExcel

• اGoogle Sheets

• اPowerPoint

• اNotion

• أو حتى Word

المهم أن يكون منظمًا وواضحًا

الخطوة 3: استخدم الجداول والرسوم البيانية

لا تجعل التقرير كله نصوصًا.أضف:

• جداول مقارنة

• مخططات بيانية (خطوط – أعمدة – دائرية)

• رموز توضح الحالة (✅ جيد، ⚠️ يحتاج تحسين، ❌ سيئ)

  
  

الخطوة 4: اربط الأرقام بالتحليل

لا تكتفِ بكتابة: "انخفضت المبيعات 20%"بل اسأل:

لماذا؟هل كان هناك عرض مفقود؟هل الحملة الإعلانية ضعيفة؟هل أحد الموظفين غائب؟

🎯 التقرير الناجح = رقم + تفسير + قرار

الخطوة 5: أضف خطتك للشهر القادم

• ماذا ستفعل بناءً على النتائج؟

• هل هناك منتج جديد؟

• هل تحتاج خفض التكاليف؟

• هل هناك حملة تسويقية مخطط لها؟

  
  

رابعًا: نموذج تقرير شهري مختصر

عنوان التقرير: أداء شهر يونيو 2025اسم النشاط: متجر XYZتاريخ التقرير: 1 يوليو 2025

1. نظرة عامة

المؤشر	القيمة	مقارنة بالشهر الماضي
إجمالي المبيعات	﷼ 42,000	+12%
الربح الصافي	﷼ 15,000	+8%
عدد العملاء	620	+5%
متوسط الفاتورة	﷼ 67.7	+6%

2. المبيعات حسب المنتج

المنتج	الكمية	المبيعات	الربح
منتج A	120	﷼ 12,000	﷼ 4,800
منتج B	90	﷼ 9,000	﷼ 3,600
منتج C (ضعيف)	25	﷼ 2,500	﷼ 500

3. المصاريف

النوع	القيمة
الإيجار	﷼ 6,000
الرواتب	﷼ 8,000
التوريد	﷼ 9,000
تسويق	﷼ 1,500
مصاريف أخرى	﷼ 2,500
الإجمالي	﷼ 27,000

4. مؤشرات الأداء

• عدد الشكاوى: 3

• تقييم Google: 4.6

• عدد العملاء العائدين: 40%

• تفاعل إنستغرام: ارتفاع بنسبة 18%

• عدد طلبات التوصيل: 110

  
  

5. التوصيات والخطة القادمة

• تقليل التوريد لمنتج C بنسبة 50%

• إطلاق حملة صيفية جديدة على منتج A

• تحفيز الموظفين بعمولة على كل مبيعات تتجاوز الهدف

• تجربة إعلان ممول جديد مخصص لمنطقة مختلفة

  
  

خامسًا: أخطاء شائعة في بناء التقارير الشهرية

الخطأ	التأثير السلبي
وضع أرقام دون تحليل	لا يساعد في اتخاذ قرارات واقعية
ترك التقرير دون خطة قادمة	لا يتحول التقرير إلى فائدة عملية
كتابة التقرير بأسلوب معقد	يصعب قراءته أو فهمه من الفريق
التأخر في إعداده	يفقد قيمته ويصبح بلا تأثير

سادسًا: كيف تجعل التقرير أداة تحفيز للفريق أيضًا؟

• شارك النقاط الإيجابية مع الفريق

• استخدم التقرير لتكريم الأداء الممتاز

• وضّح كيف يمكن لكل عضو المساهمة في تحسين المؤشرات

• اجعل الجميع يشعر أن الأرقام تخصهم أيضًا

  
  

الخاتمة

التقارير الشهرية ليست مجرد أوراق أو ملفات.هي عين المشروع التي ترى التفاصيل… وصوته الذي يوجّه المستقبل.

"من لا يقيس… لا يستطيع أن يدير."

ابدأ اليوم ببناء نموذج بسيط يناسب نشاطك.ليس مهمًا أن يكون مثاليًا من أول شهر،لكن المهم أن تبدأ… وتُطوره مع الوقت.